Версия для слабовидящих
 

Портал технической поддержки
Государственной автоматизированной системы
Российской Федерации «Правосудие»

Часы работы c 7:00 до 18:00 по Москве
+7 (800) 200-21-41 звонок бесплатный на территории РФ

Главная/Техническая поддержка пользователей/Ответы на типовые вопросы/Документооборот и Обращения граждан/ПИ Документооборот

ПИ Документооборот

Существуют ли особенности обновления программного изделия «Документооборот» до версии 8.9.0.1, аналогичные обновлению до версии 8.9?
При проведении обновления программного изделия «Документооборот» до версии 8.9.0.1 или его начальной установке не требуется выполнение каких-либо дополнительных действий, не описанных в руководствах по проведению обновления (установки). При этом проблем, связанных в необходимостью ручного переименования файлов в версии 8.9, не возникает.

Как установить программный модуль «Архив», который входил в состав программного изделия «Документооборот» версии 8.9?
Программный модуль «Архив» по результатам работ 2008 года выделен в отдельное программное изделие (ПИ) «Архивное дело», установка которого описана в эксплуатационное документации на это ПИ.
При переходе к эксплуатации программного изделия «Документооборот» версии 8.9.0.1 использование этого модуля не требуется.
 
Как в ПИ «Документооборот» подсистемы «Документооборот и обращения граждан» активировать использование опции «Дело-Web» , полученное в соответствии с лицензией?
Для активации Дело-Web необходимо:
  1. Если ПИ «Документооборот» версии 8.9.0 ( 8.9.0.1) уже установлено:
    произвести обновление серверной части программного обеспечения — выполнить работы в соответствии с п.2.2 документа «Система автоматизации делопроизводства и документооборота „ДЕЛО“. Руководство администратора», который размещен на диске № 100206 дистрибутивного комплекта № 18 СПО ГАС «Правосудие» в директории \ПИ Документооборот 8.9.0.1\ Документация на программное изделие\Документация на Дело-Web\
    Если ПИ «Документооборот» версии 8.9.0 ( 8.9.0.1) устанавливается впервые:
    установить ПИ «Документооборот» версии 8.9.0 ( 8.9.0.1) в соответствии с документом ИРЦВ.80384–01 92 01 «ПИ ДОКУМЕНТООБОРОТ. Руководство администратора», при этом установку серверной части производить в соответствии с п.2.2 вышеупомянутого документа «Система автоматизации делопроизводства и документооборота „ДЕЛО“. Руководство администратора»
  2. Выполнить еще раз привязку БД «Документооборот», указав при формировании ключа запроса кроме опции «Дело» также и опцию «Дело-Web».
Как в подсистеме осуществляется контроль исполнения документов?
Контроль исполнения документов является неотъемлемой функцией управления и важнейшим элементом процесса документационного обеспечения.
Различают два направления контрольной деятельности:
- контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов;
- контроль сроков исполнения документов.
Подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» предоставляет пользователю возможность активно работать в обоих этих направлениях.
В аспекте контроля по существу вопроса автор резолюции через стандартные средства системы (папка «На контроле» кабинета автора) или через Web-интерфейс имеет возможность посмотреть не только саму карточку, но и прикреплённые к ней документы, карточки связных документов и проектов, а также определить их статус.
Контроль сроков исполнения документов. В зависимости от масштаба организации, её статуса, объёма документооборота и круга рассматриваемых вопросов контроль можно организовать централизованно, децентрализовано, а также сочетая оба этих способа.
Задачами контроля исполнения являются:
- постановка документов на контроль;
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;
- снятие документов с контроля;
- учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
- информирование руководства о результатах исполнения документов и поручений.
В небольших организациях или структурных подразделениях организации ведение контроля возлагается на секретаря руководителя соответствующего уровня. В крупных организациях целесообразно создать контрольное подразделение или группу, входящие в состав службы ДОУ.
В подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» права пользователей в отношении контрольных функций описываются в закладке «Абсолютные права» подсистемы «Пользователи».
В процессе организации и ведения текущего контроля с применением подсистем «Документооборот» и «Обращения граждан» рекомендуется пользоваться функциями «Кабинеты» и «Поиск» подсистемы «Документы».
Для должностных лиц, являющихся авторами резолюций, могут быть созданы отдельные кабинеты. Информация о постановке документа на контроль всегда отражается в папке «На контроле» кабинета должностного лица – автора контрольной резолюции. Количество кабинетов определяется:
- количеством структурных подразделений (при этом руководство берётся в расчёт как некое псевдоподразделение);
- степенью конфиденциальности рассматриваемых документов;
- способами организации текущего контроля.
Рекомендуется создавать как минимум по одному кабинету на каждое структурное подразделение. Преимущества умеренного дробления на кабинеты при централизованной и смешанной форме контроля проявляются в случаях замещения как должностных лиц – авторов резолюций, – так и пользователей, имеющих права на работу в кабинете. Разделение контрольных функций (в части авторства резолюций и исполнителей, действия которых следует поставить под контроль) достигается путём использования фильтров кабинета.
При повышенных требованиях к конфиденциальности информации и разграничению прав доступа к ней не обойтись без более мелкого дробления на кабинеты. В этом случае в пределах структурного подразделения может быть создано несколько отдельных кабинетов.
Постановка документа на контроль при использовании подсистем «Документооборот» и «Обращения граждан» осуществляется с учётом одного из двух правил:
1.документ становится контрольным автоматически при вводе плановой даты в резолюции;
2.документ ставится на контроль пользователем, обладающим соответствующим правом, независимо от наличия плановой даты или резолюции руководства (значок «К» – контроль – вводится на документе вручную).
Правило контрольности устанавливается при инсталляции подсистем «Документооборот» и «Обращения граждан» на сервере, но впоследствии может быть изменено через предоставляемый аппарат «Мастер баз данных».
Постановка документа на контроль может выполняться:
- секретарём должностного лица – автора контрольной резолюции,
- сотрудником службы ДОУ, выполняющим ввод всех резолюций руководства;
- работником контрольного подразделения.
Выбор пользователя, которому дано право ставить документ на контроль, определяется объёмом документооборота, объёмом контрольных документов, численностью сотрудников в тех или иных подразделениях службы ДОУ (и как следствие, инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями). Независимо от пользователя, вводящего контрольную резолюцию, РКК документа попадает в папку «На контроле» кабинета автора резолюции. Использование второго правила контрольности требует наличия контрольного подразделения или контролёра, который будет отслеживать РКК документов, не имеющих контрольных резолюций, через функцию «Поиск».
Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов достигаются путём формирования справок-напоминаний о приближении (истечении) контрольных сроков в подсистеме «Отчётные формы». Кроме того, в подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» предусмотрены специальная функция поиска документов по реквизитам резолюций и фильтры для выбора контрольных резолюций из папок кабинетов.
Результаты регулирования хода исполнения документов вводятся контролёром в поле «Ход исполнения» резолюции. Данные полей «Ход исполнения», «Основание для снятия с контроля», «Отчёт исполнителя» являются поисковыми параметрами режима «Обобщённый поиск».
Снятие документов с контроля выполняется в соответствии с инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями сотрудников либо путём ввода в резолюцию фактической даты исполнения и заполнения поля «Основания для снятия с контроля», либо гашением значка «К» (при использовании второго правила контрольности). Только после снятия документа с контроля информация о нём будет удалена из папок кабинетов исполнителей.
Итоговый контроль – это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине. Итоговый контроль проводится службой ДОУ (или её контрольным подразделением) за определённый период времени (неделю, месяц, квартал, полугодие, год). Для учёта, обобщения и анализа хода и результатов исполнения документов в подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» используется «Сводка об исполнении контрольных документов (резолюций)» подсистемы «Отчётные формы» – её можно получить как в обобщённом виде, так и в разрезе исполнителей, авторов резолюций и групп документов.
 
Как в подсистеме реализован учёт поступивших документов?
Для учёта документооборота в подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» реализована форма «Сведения о документообороте». Её можно получить на определённый интервал дат, а также по конкретной выбранной картотеке (структурному подразделению) в разрезе групп документов. Данная форма имеет вид, представленный ниже.
 
Сведения о документообороте
Дата регистрации с 01.01.2004 по 31.12.2004

Центральная картотека

23.09.2004 13:17

Группа документов

Зарегистрировано

Переслано

Всего

Входящие документы

4

0

4

Входящие из подведомственных организаций и филиалов

0

0

0

Заявка на регистрацию

0

0

0

Входящие из вышестоящих организаций

0

0

0

Входящие из разных организаций и предприятий

2

0

2

Обращения граждан

2

0

2

Внутренние документы

2

0

2

Распорядительные документы

2

0

2

Приказы по основной деятельности

2

0

2

Приказы по личному составу

0

0

0

Распоряжения

0

0

0

Служебная переписка

0

0

0

Докладные записки

0

0

0

Служебные записки

0

0

0

Исходящие документы

4

1

5

Договоры

0

1

1

Инициативные документы

2

0

2

Ответы на запросы

2

0

2

Ответы на письма граждан

0

0

0

Итого:

10

1

11

Данные в графе «Зарегистрировано» позволяют оценить нагрузку, возложенную на регистрато­ров в конкретном структурном подразделении.
Данные в графе «Переслано» дают информацию о количественном и качественном составе доку­ментов, направленных в структурное подразделение для работы – то есть позволяют оценить плот­ность документопотока, проходящего через подразделение за определённый период.
На основании этой информации можно получить удельный вес групп документов в общем до­кументопотоке. Анализ характеристик позволяет службе ДОУ разрабатывать оптимальные мар­шруты движения отдельных документов, а также решать задачи по совершенствованию документо­оборота организации в целом.
 
Как настроить подсистему на структуру организации?
В системе «Документооборот» и «Обращения граждан» структура организации задаётся справочником «Подразделения». Справочник имеет иерархическое строение. Его вершины – это структурные подразделения. Должностные лица конкретных подразделений – элементы самого нижнего уровня иерархии.
Следует отметить, что в системе «Документооборот» и «Обращения граждан» различаются понятия «должностное лицо» и «пользователь». К должностным лицам относятся сотрудники организации, являющиеся исполнителями документов или обладающие правом наложения резолюции, но непосредственно не сидящие за клавиатурой персональных компьютеров. Сотрудники организации, непосредственно работающие с системой и наделённые определёнными правами, называются пользователями. Некоторые пользователи могут вводить информацию за должностных лиц. Например, секретарь подразделения может вносить в систему данные о резолюциях начальника и отчётах работников своего подразделения.
При переходе к электронному документообороту сотрудники, являющиеся должностными лицами, сами станут пользователями системы.
При определении состава справочника «Подразделения» основным критерием является не формальное следование структуре организации, а необходимость отражения в нём фактических делопроизводственных и функциональных связей, используемых при работе с документами.
Например, рекомендуется создание вершины с условным названием «руководство». Под этой вершиной в качестве должностных лиц объединяются руководитель и его заместители, решающие все вопросы, касающиеся исполнения документов на уровне организации в целом. Такой подход целесообразен для организаций, в которых не предполагается непосредственное участие руководителей высшего звена и их секретариатов в работе с системой.
Остальные вершины следует заводить в соответствии с организационной структурой предприятия (путём включения в справочник тех подразделений, сотрудники которых задействованы в работе с документами).
В справочнике можно определить индексы для структурных подразделений и должностных лиц.
Особое внимание необходимо уделить структуре и функциям службы ДОУ организации. В частности, следует решить, какая роль в документообороте отводится экспедиции или сотрудникам, выполняющим соответствующие функции.
При настройке системы для каждого подразделения может быть создана своя картотека.
Картотека – это некоторое подмножество документов, зарегистрированных в системе (аналогично традиционным картотекам в подразделениях организаций). «Приписывание» регистрационной карточки документа к тем или иным картотекам системы осуществляется в зависимости от того, где именно была зарегистрирована РК, какая информация введена в РК, или какие операции (функции) выполнены над ней.
В простейшем случае достаточно иметь всего одну картотеку – для организации в целом. Такая картотека (с условным названием «Центральная») присутствует в системе «Документооборот» и «Обращения граждан» по умолчанию. В ней и будут находиться все документы, зарегистрированные в организации.
Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации, порядка регистрации и движения документов. Картотеку для структурного подразделения целесообразно создавать в том случае, если в подразделении ведётся регистрация документов, или организация работы подразделения требует ограничения доступа пользователей к тем или иным документам.
Обычно служба ДОУ и руководство организации работают в центральной картотеке.
Назначение подразделения картотекообразующим может быть сделано в любой момент. Но в работающей системе это потребует реорганизации картотек, что может занять много времени.
В системе «Документооборот» и «Обращения граждан» введено понятие «кабинет».
Кабинет – это совокупность папок, в которых накапливается информация о документах и резолюциях, направляемых должностным лицам для работы.
Кабинеты могут быть персональными и коллективными (например, кабинет отдела, управления).
Каждое должностное лицо может быть приписано только к одному кабинету, поскольку именно туда будут направляться все адресованные ему документы, поручения по ним и отчёты исполнителей по резолюциям данного должностного лица. Все должностные лица, приписанные к кабинету, в терминах системы называются владельцами кабинета.
Количество и состав кабинетов определяются принятой в организации технологией обработки документов, наличием АРМ системы «Документооборот» и «Обращения граждан» в подразделениях, готовностью должностных лиц работать в автоматизированной системе и т. д.
Для создания кабинетов и регистрации в них владельцев в системе предусмотрен специальный справочник.
 
Как осуществляется обработка входящих документов?
Технологически процесс движения и обработки входящих документов состоит из следующих этапов:
- приём и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- регистрация;
- направление документов на рассмотрение руководству;
- ввод резолюций руководства;
- направление документов на исполнение в структурные подразделения;
- исполнение документов в структурных подразделениях;
- списание документов в дело.
Операции по приёму документов обычно выполняются централизованно (экспедицией или отдельным сотрудником). Это позволяет быстро доставлять документы исполнителям, автоматизировать первоначальную обработку, сократить её сроки, вести учёт трудозатрат и времени, необходимых на обработку документов.
Подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» позволяют учитывать поступления документов от любых источников, в том числе таких, как электронная почта. Это обеспечивается аппаратом регистрации сообщений, полученных по электронной почте. Документ может быть направлен и непосредственно по электронному адресу исполнителя. Если корреспондент также использует в своей работе подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан», то при приёме и регистрации входящего электронного документа поля регистрационной карточки заполняются автоматически.
Приём и первичная обработка документов, доставленных другими способами, не зависят от системы автоматизированного делопроизводства. В любом случае имеет смысл отсортировать документы по группам, а также по степени их срочности и важности.
Предварительное рассмотрение документов. После отбора документов, подлежащих регистрации, и сортировки по группам документы поступают на регистрацию.
Регистрация документа – это запись учётных данных о документе в соответствии с установленной формой. Именно регистрация является первым этапом в создании информационно-поисковых систем по документам организации. При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который указывает на принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри неё.
В подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» регистрация документов ведётся с использованием электронных регистрационных карточек. При этом регистрационный номер документа может формироваться как вручную, так и автоматически. Автоматическое формирование номера для конкретных групп документов возможно при установлении соответствующей настройки в справочнике «Группы документов».
Форма организации регистрации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» поддерживают все эти варианты, позволяя отказаться от повторной регистрации документов в подразделениях.
Избранная система регистрации существенным образом влияет на всю систему документационного обеспечения управления: технологию контроля исполнения документов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов.
Регистрация – это одна из наиболее трудоёмких делопроизводственных операций. Если в организации имеется специальное подразделение для выполнения этой функции, например, отдел делопроизводства, то целесообразно выделить участки регистрации для различных групп документов. Регистрация документов, отсортированных по группам, позволит сократить время на выполнение этой операции в подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан». При регистрации документов одной группы, с однообразным содержанием или от одного корреспондента можно значительно сократить трудозатраты (за счёт специального приёма, позволяющего регистрировать каждый следующий документ как связный – с автоматическим копированием части реквизитов и последующим разрывом связки; а начиная с версии 8.6., просто с автоматическим копированием без связывания).
Для того чтобы ускорить ввод информации о содержании документа, целесообразно заранее в справочнике «Стандартные тексты» ввести наиболее часто употребляемые формулировки. Впоследствии их ввод в соответствующее поле РКК осуществляется по нажатию клавиши Insert.
Ускорению процесса регистрации документа способствует использование предусмотренных в системе функции автозаполнения полей и «горячих клавиш».
Подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» предусматривает также возможность автоматической регистрации документов, полученных по электронной почте. С помощью настройки параметров приёма сообщения можно добиться автоматического заполнения основных полей РК и прикрепления к ней файла.
Направление документов на рассмотрение руководству. В зависимости от вида документа после регистрации он либо направляется на рассмотрение руководству, либо передаётся на исполнение в конкретное структурное подразделение.
Если разделение прав регистрации отдельных групп документов построено таким образом, что регистратор знает, куда должен поступить зарегистрированный им документ, то производительность на этом участке может быть увеличена за счёт настроек системы. Данный регистратор не должен быть приписан ни к одному из кабинетов, а в настройках его рабочего места в окне «Направления РК» для документов, принадлежащих к конкретной группе, следует установить подразделение, в которое надо автоматически направлять РК данных документов. В этом случае остальные документы также будут автоматически пересылаться в кабинет должностного лица, указанного в поле «Кому» РК.
Для всех пользователей целесообразно в настройках (в закладке «Прочие – Пересылка РК») выставить флажок «Записывать в журнал передачи документа» в положение «Да». Это позволит в случае пересылки документа без дополнительных операций отразить факт его передачи в журнале передачи документа системы «Документооборот» и «Обращения граждан».
Ввод резолюций руководства. Результатом рассмотрения документа руководством является вынесение резолюции.
Зачастую в организациях с большим объёмом документооборота проекты резолюций готовят помощники руководителей. Для этих целей в подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» предусмотрены специальные папки кабинетов «У руководства» и «На рассмотрении».
Если у руководителя и его помощника установлена система «Документооборот» и «Обращения граждан», то помощник вводит проекты резолюций по документам, найденным с помощью функции «Поиск» либо содержащимся в папке «На исполнении» кабинета соответствующего руководителя. Автором резолюции может быть только должностное лицо – владелец кабинета с правом доступа к папкам «У руководства» и «На рассмотрении». В эти папки попадают РК документов после ввода проектов резолюций. Подробно работа с этими папками изложена в Руководстве пользователя.
Такая организация процесса рассмотрения документов и наложения резолюций позволяет значительно снизить общие трудозатраты, связанные с вводом резолюций.
Если в организации у должностных лиц, выносящих резолюции, нет рабочего места в подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан», то ввод резолюций осуществляет работник службы ДОУ или секретарь должностного лица.
Направление документов на исполнение в структурные подразделения. После ввода резолюции РК документов автоматически рассылаются в кабинеты исполнителей в папки «Поступившие». Если резолюция была контрольной, то информация о РК таких документов поступает также в папку «На контроле» кабинета должностного лица, издавшего резолюцию.
В подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» существует средство для отслеживания поступления новых документов в папки кабинетов – «Оповещатель кабинетов». Система оповещения запускается при помощи настроек пользователя. В случае поступления новых документов в папки кабинета в правом углу панели задач Windows появляется иконка системы оповещения . Это означает, что ответственный за делопроизводство подразделения должен получить для исполнения документы на бумажном носителе (от службы ДОУ) или принять к исполнению электронные документы.
Работник службы ДОУ формирует и распечатывает реестры для передачи бумажных документов в структурные подразделения. Реестры передаются под роспись.
Далее следует этап исполнения документов в структурных подразделениях. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения в соответствующем кабинете принимает вновь поступившие РК к исполнению, и после доклада своему руководителю и рассмотрения документов руководителем вводит его резолюции в подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан». Ввод резолюции может выполнить и сам руководитель подразделения при наличии у него АРМ. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (или сам автор резолюции) через свой кабинет имеет возможность контролировать исполнение документов и вынесенных по ним резолюций.
Непосредственные исполнители документов выполняют то, что предписано им резолюцией по документу или непосредственно документом. Результатом исполнения документа может быть какое-либо действие, а также издание исходящего или внутреннего документа (см. раздел 3.2.). Исполнитель, в соответствии с инструкцией по делопроизводству, делает отметку на бумажном документе об исполнении документа и о списании его в дело. При этом в подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» он вносит свой отчёт об исполнении. Автор резолюции имеет возможность просмотреть отчёты исполнителей, а также документы, созданные во исполнение, и на этом основании снять документ с контроля. После снятия документа с контроля он может быть удалён из кабинета исполнителя.
Завершающей делопроизводственной стадией в отношении документов является списание документов в дело, которое осуществляется в соответствии с утверждённой в организации номенклатурой дел либо работником службы ДОУ, либо ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом в журнал передачи документа системы «Документооборот» и «Обращения граждан» вносится соответствующая запись.
 
Как осуществляется работа с исходящими документами?
Работа с исходящими (как инициативными, так и ответными), а также с распорядительными и внутренними документами заключается
- в подготовке проекта документа;
- его оформлении и согласовании (визировании);
- подписании (удостоверении);
- регистрации;
- отправке из организации (рассылке внутренним и внешним адресатам);
- организации ознакомления с документом (для распорядительных документов);
- списании документов (или их копий) в дело.
Исполнение документа начинается со сбора информации, изучения норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов. Результатом этой работы является проект документа. Ниже приведён пример схемы движения и обработки внутренних и исходящих документов.

Одной из особенностей подготовки проектов документов с использованием подсистем «Документооборот» и «Обращения граждан» является возможность их оформления (с применением стандартных шаблонов для различных видов документов). В базовый пакет поставки подсистем «Документооборот» и «Обращения граждан» входят следующие шаблоны:
- письмо на угловом бланке;
- письмо на продольном бланке;
- приказ;
- шаблоны, созданные средствами Microsoft Office (Word, Excel).
В подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» (начиная с версии 8.5.0) существует возможность регистрации проектов документов, а также организации процессов их согласования и подписания.
Регистрационную карточку проекта документа в подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан» можно создать:
- из шаблона Microsoft Word;
- из РК документа – командой «Создать РКПД»;
- из папки «Управление проектами» кабинета исполнителя документа.
В первых двух случаях часть реквизитов РКПД (в т. ч. «Содержание», «Доступ», «Адресаты») может формироваться автоматически.
Если РКПД создаётся как связный проект, реквизит «Плановая дата» автоматически копируется из резолюции, а автор резолюции и исполнители автоматически заносятся соответственно в список лиц, визирующих или подписывающих документ.
Регистрационный номер РКПД формируется по правилам, описанным в справочнике «Группы документов».
К РКПД может быть присоединён файл, содержащий проект документа. Причём если РКПД создаётся из шаблона Microsoft Word, это делается автоматически.
Подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» предусматривают проведение согласования проекта документа путём его визирования. Определив перечень лиц, визирующих проект документа, можно задать маршрут, в соответствии с которым проект будет разослан. Возможны следующие типы маршрутизации: параллельный, последовательный, параллельно-последовательный. Независимо от выбранного типа маршрутизации можно установить срок (в днях/часах), отведённый на визирование каждому участнику процесса. Если создаваемый документ будет реализован на бумаге, то к нему необходим лист согласования. Этот лист следует распечатать и приложить к бумажной копии проекта документа. Файл листа согласования можно присоединить к РКПД.
После выполнения операции направления на визирование РКПД окажется в папке «На визировании» кабинета должностного лица, которому проект был направлен на визирование. Должностное лицо вправе поставить визу согласования, оформить замечания или предложения по проекту – в специальном окне для визирования или в отдельном файле (этот файл может быть прикреплён к РКПД и подписан электронной цифровой подписью). На любой стадии согласования проекта документа можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый вариант. История работы с вариантами проекта документа может быть сохранена.
После получения всех необходимых виз проект документа направляется на подпись должностному лицу (лицам), имеющему право подписи соответствующего документа. Направленные на подпись РКПД попадают в папку «На подписи» кабинетов должностных лиц – подписантов документа. Работа с этой папкой аналогична работе с папкой «На визировании».
После подписания проект документа направляется автором на регистрацию – при помощи команды «Направить на регистрацию» или автоматически.
При прохождении этапов обработки РКПД меняет свой статус. Возможны следующие его состояния:
- создан;
- на визировании;
- завизирован;
- на подписи;
- подписан (не подписан);
- на регистрации;
- зарегистрирован.
Стадии работы над проектами документов можно отследить посредством обращения к папке «Управление проектами» кабинета автора проекта.
Регистрацию документов, созданных как на основе РКПД, так и традиционным способом, выполняет пользователь, которому даны права регистрации документов данной группы.
Если документ создан на основе РКПД, то регистрация его производится из меню «Проекты» командой «Регистрировать проект». Поля РК документа заполняются автоматически. После чего пользователю остаётся лишь в соответствии с инструкцией по делопроизводству и установленным порядком работы с документами выполнить операцию рассылки.
Если проект документа создаётся, визируется и подписывается традиционным способом, то подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» и в этом случае предоставляют возможность ускорить регистрацию за счёт создания связного документа из документа, который находится на исполнении. Поля регистрируемой РК могут заполняться автоматически. Такая же возможность предоставляется при регистрации документа, созданного из шаблона Microsoft Office.
В зависимости от вида созданного документа он рассылается внешним или внутренним адресатам.
Подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» дают возможность рассылать созданные, зарегистрированные и подписанные ЭЦП электронные документы вместе с их РК по электронной почте. Причём если два абонента, ведущие переписку по E-mail, работают в подсистемах «Документооборот» и «Обращения граждан», то трудоёмкость первичной регистрации входящих документов для них значительно упрощается за счёт автоматического заполнения полей РК.
Подсистемы «Документооборот» и «Обращения граждан» позволяют отделить процесс рассылки от процесса регистрации исходящих документов. Регистратору достаточно внести информацию о виде отправки корреспонденции адресату. Система же на основании категории адресата и указанного вида отправки поместит информацию о направляемом документе в определённый реестр. Работник экспедиции, воспользовавшись функцией «Реестры внешней отправки», может сформировать реестры на доставку корреспонденции (почтой, фельдъегерской связью, курьером), а также распечатать конверты для почтовых отправлений. Благодаря этому, во-первых, снижается трудоёмкость работ на данном участке, и, во-вторых, всегда имеется полная информация о фактическом времени оформления рассылки документов.
В системе предусмотрен реквизит, позволяющий сделать отметку об ознакомлении с документом (в том числе и электронным) того или иного должностного лица – «Журнал ознакомления документов».
Завершающей стадией обработки создаваемых в организации документов является списание документов или их копий в дело в соответствии с утверждённой номенклатурой.
 
Как провести настройку подсистемы «Документооборот» на работу организации?
Определение документного состава означает разбиение всего массива документов на входящие и создаваемые в организации.
Входящие документы, в свою очередь, могут быть разделены на подгруппы:
- по корреспондентам (организации, депутаты, граждане);
- по направлениям деятельности организации;
- по принципу формирования дел.
Документы, создаваемые в организации, могут быть разделены на подгруппы:
- распорядительные документы (указы, приказы, указания, постановления, решения, распоряжения);
- нормативные и правовые документы (законы, положения, уставы, правила, инструкции);
- протоколы;
- планы, программы;
- договоры, соглашения;
- докладные и служебные записки, акты, справки;
- исходящие документы.
Исходящие документы в зависимости от статуса организации делятся на:
- поручения;
- письма.
В соответствии с уровнем ограничения доступа документы бывают секретными (конфиденциальными), для служебного пользования и несекретными.
По виду носителя документы могут быть традиционными (бумажными) и электронными (созданными в электронном виде).
Для облегчения и ускорения настройки системы желательно составить таблицу, отражающую документный состав организации (в виде иерархической структуры) и принципы номерообразования. Пример такой таблицы приведен ниже.

Группа

Подгруппа

Вид
документа
Индекс
группы
Принцип
индекси-рования
Уровень
номеро-образования
Необходимость
получения
итога в сводке о документо-обороте
Подразделение,
где документ
регистрируется

1

2

3

4

5

6

7

8

Входящие

х

х

Документы вышестоящих организаций

х

х

Законы

х

Указы

х

Распоряжения

х

Постановления

х

Поручения

х

Письма

х

Документы разных организаций

х

х

Наименования документов в пределах подгруппы

х

Обращения граждан

х

Обращения граждан

х

х

Внутренние документы

х

Документы совещаний и коллегии

х

х

х

Распорядительные документы

-

х

Приказы

х

х

Указания

х

х

Распоряжения

х

х

Организационные документы

х

х

Планы

х

х

Служебные записки

х

х

Докладные записки

х

х

Исходящие документы

х

Подгруппа

х

х

Наименования документов в пределах подгруппы

х

Подгруппа

х

х

Наименования документов в пределах подгруппы

х

Ответы на обращения граждан

х

х

Ответы на обращения граждан

х

Таблица полезна при заполнении одного из важнейших справочников системы «Группы документов».
Выделение группы, подгруппы или вида документа (графы 1, 2, 3) обусловлено необходимостью получения итогов (графа 7) в отчётных формах (например, в сводке о документообороте).
Если предполагается, что регистрационный номер документа будет формироваться автоматически, то необходимо в графе 5 определить правило индексирования, то есть указать, какие элементы будут входить в состав регистрационного номера (см. пункт 2.2.1.2).
Валовая (порядковая) нумерация документов может выполняться на любом уровне (отметка в графе 6):
- по конкретному виду документа;
- по подгруппе, объединяющей несколько видов документов;
- по группе, объединяющей несколько подгрупп.
Заполнение графы 8 поможет в установке прав регистрации по конкретным видам документов.
 
Как сформировать отчётные документы?
Для формирования отчётов в системе «Документооборот» и «Обращения граждан» предусмотрена подсистема «Отчётные формы». С её помощью можно получить такие документы, как: «Справка-напоминание об исполнении контрольных документов», «Сводка об исполнении контрольных документов (резолюций)», «Сведения о документообороте (за отчётный период)». При необходимости получения дополнительных отчётных форм, рекомендуется составить альбом выходных форм, получение которых предполагается на основании данных, содержащихся в системе.
Для каждой формы должны быть описаны её название, критерии выборки, внешний вид.
Дополнительные выходные формы и отчёты могут быть сформированы с помощью API-интерфейса, встроенного в систему «Документооборот» и «Обращения граждан».
 
Что такое ролевые функции сотрудников и как их использовать в подсистеме?
Перед внедрением системы «Документооборот» и «Обращения граждан» необходимо определить ролевые функции участников процесса автоматизации:
- администратора;
- технолога (менеджера) системы;
- пользователей службы ДОУ;
- пользователей структурных подразделений.
Администратор системы (после прохождения соответствующего обучения) устанавливает на сервер СУБД Oracle, серверную часть подсистем «Документооборот» и «Обращения граждан», создаёт базу данных. На каждом рабочем месте устанавливает клиентскую часть вышеназванного программного обеспечения. Осуществляет обслуживание работы СУБД и архивацию данных.
Технолог системы (после прохождения соответствующего обучения) производит настройку справочников системы на автоматизируемую схему делопроизводства и документооборота, а также предоставляет пользователям права доступа к документам и функциям системы. Технолог системы также отвечает за поддержание системы в актуальном состоянии (корректировка настроек системы и прав пользователя).
 
Что такое схема документооборота в организации?
По всем видам документов желательно составить схемы документооборота, описывающие стадии движения документов: от поступления в организацию или создания – до списания в дело. То есть по всем видам документов надо иметь чёткое представление:
- кем и где создаются документы и ведется работа с проектами документов в системе;
- где они регистрируются;
- куда поступают на обработку;
- кто выносит резолюции по этим документам;
- составляются ли проекты резолюций, если да, то кем;
- ведётся ли журнал передачи оригиналов и копий бумажных документов;
- ведётся ли работа с электронными копиями документов;
- кто контролирует исполнение документов;
- имеется ли ограничение доступа к конкретным видам документов (если да, то какое);
- как документы формируются в дела (централизованно, децентрализованно);
- как документы рассылаются адресатам (способы доставки, списки рассылки);
- какие выходные формы предполагается получать на основании данных в системе.
При организации документооборота следует руководствоваться главным правилом: движение документов должно быть организовано по оптимальным маршрутам, затраты времени, требуемые на прохождения документов по инстанциям, должны быть минимальными.
Результаты проведённого анализа позволят определиться с необходимым количеством рабочих мест внедряемой системы, а также с правами пользователей структурных подразделений.
Движение групп документов по нисходящим и восходящим потокам можно отобразить в виде графических схем. Ниже приведён пример схемы движения и обработки входящих документов.

При формировании журналов входящей, исходящей корреспонденции, программное изделие выдает ошибку Runtime error.
Проверить качество заполнения РК распечатываемой корреспонденции, при наличии, отсутствия необходимой информации, заполнить пустые графы и повторить печать журналов.


Список сокращений
ДОУ - документационное обеспечение управления
ГСДОУ - государственная система документационного обеспечения
РК - регистрационная карточка
РКК - регистрационно-контрольная карточка
РКПД - регистрационная карточка проекта документа
ЭЦП - электронная цифровая подпись
АРМ - автоматизированное рабочее место
БД - база данных
СУБД - система управления базами данных
ВНИИДАД - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

При печати реестра входящих документов в форме отсутствуют нужные столбцы.
В меню Печать выбрать и сохранить шаблон для входящих документов.